O caixa de toda empresa funciona do mesmo jeito, basicamente é dinheiro entrando e dinheiro saindo.
Como essa movimentação financeira acontece em prazos diferentes, é
necessário antecipar este controle para evitar problemas de falta ou excesso de
dinheiro no caixa. Assim, a ferramenta mais básica para o controle
financeiro de uma empresa é o fluxo de caixa.
Além de atualizado, você também precisa manter seu fluxo de caixa organizado. Muitas
empresas utilizam cadernos ou até mesmo planilhas de fluxo de caixa para registrarem todas as suas
movimentações financeiras, porém não conseguem visualizar onde gastaram mais
dinheiro ou qual serviço ou produto trouxe mais receita, nem antecipar
possíveis problemas de caixa. Desta forma, ainda que o fluxo de caixa esteja
atualizado, você corre o risco de não conseguir fazer uma boa gestão financeira da sua empresa.
Determine um período para o seu fluxo de caixa
Dependendo do tipo do seu negócio você pode controlar o fluxo de caixa
por dia, semana, quinzena ou mês. Não escolha um período muito longo, senão
você corre mais risco de perder o controle do seu fluxo de caixa.
Defina uma maneira de identificar receitas e despesas
Você pode diferenciar receitas e despesas por cores e/ou por um sinal de
subtração em frente ao valor. O importante é que seja fácil identificá-las no
fluxo de caixa.
Identifique movimentações
financeiras periódicas
Separe as receitas e despesas que são periódicas daquelas que não são.
Assim, você pode registrá-las nos fluxos de caixa de períodos futuros e fazer
previsões de pagamentos ou recebimentos.
Registre as contas a pagar
Despesas mensais como aluguel, contabilidade e Internet, pagamentos
parcelados ou taxas anuais podem ser registrados como contas a pagar nos
próximos meses. Assim, você terá o saldo atual consolidado do seu caixa e o
saldo futuro provisionado, ou seja, já considerando as contas que você vai ter
que pagar.
Registre as contas a receber
Se você vende serviços ou produtos de forma parcelada ou com prazo para
o pagamento, faça os lançamentos das contas a receber para os próximos meses.
Assim, seu saldo futuro provisionado já irá contemplar o dinheiro que irá
entrar no caixa da empresa.
Crie categorias para classificar suas receitas e despesas
Crie uma classificação para suas receitas e despesas através de
categorias. Crie categorias suficientes para suprir a sua necessidade de
controle financeiro. Poucas categorias deixarão seu controle financeiro muito
superficial. Muitas categorias deixarão seu controle financeiro muito detalhado
e complexo. O importante é encontrar o seu equilíbrio.
Crie centros de custos para agrupar suas despesas
Crie agrupamentos de despesas através de centros de custos (locais onde originam as
despesas). Determine quais são os departamentos da sua empresa (Administração,
Recursos Humanos, Comercial, Produção, etc) e crie centro de custos para
agrupar as respectivas despesas. Assim, você saberá onde você está gastando seu
dinheiro de uma forma mais estruturada.
Crie centros de
lucros para agrupar suas receitas
Da mesma forma que nos centros de
custo, crie agrupamentos de receitas através de centros de lucro (locais onde
as receitas são originadas). Centros de lucros podem ser projetos, produtos,
serviços ou qualquer outra forma de agrupar receitas. Assim, você saberá de
onde você está recebendo seu dinheiro.
Visualize seu fluxo de caixa por categorias de receitas e despesas
Depois de fazer a organização básica, para ter uma visão mais clara das
movimentações financeiras da sua empresa, utilize uma ferramenta para
visualizar seu fluxo de caixa classificado em categorias de forma gráfica. Isso
pode ser feito tanto em planilhas do Excel como em softwares de controle financeiro.
Visualize seu fluxo de caixa por centros de custo/lucro Da mesma forma que nas categorias, utilize uma ferramenta para
visualizar fluxo de caixa agrupado por centros de custo/lucro de forma gráfica.
Isso te dará uma visão de onde vem e vai o dinheiro.
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